El informe

El informe es la forma expositiva que tiene como propósito transmitir la información precisa respecto de un asunto específico. Responde a las preguntas: ¿qué?, ¿quién?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿cómo? Su extensión es variable según el fin que persiga. En la vida diaria se requiere, con frecuencia, escribir informes. El investigador elabora informes sobre cada fase terminada de su observación; el empleado envía periódicamente a su jefe un informe sobre sus actividades; el ejecutivo rinde ante la dirección de la empresa el informe sobre el arresto del día; en México, el presidente de la república rinde un informe anual de gobierno. El informe exige, por lo general, la exclusión de cualquier juicio sobre los hechos (los datos), y la presentación escueta y ordenada de todo aquello pertinente para lograr la clara comprensión del asunto. En caso de que el informe requiera, por la índole del asunto, de algunos comentarios sobre los hechos en él asentados, éstos deberán subordinarse a los datos. El informe, por definición, es siempre un texto expositivo con propósitos informativos muy claros; en virtud de ello, no admite otras formas de expresión lingüística como podrían ser la argumentación, la descripción literaria y la narración. Lo que distingue generalmente un informe de otro género de la comunicación escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica hechos o actividades concretos a un determinado y concreto lector o lectores. La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, institución o persona, sin que se interfieran visiones personales deformadoras. Aunque el objetivo principal del informe es el de asegurar un mejor conocimiento en torno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a quien esté dirigido a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando ésta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el receptor. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, además, que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuere el caso, o que se logre asimilar el contenido de la exposición. Un informe cumple su cometido cuando gracias a él sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.

VENTAJAS La gerencia moderna ha impuesto el uso del informe escrito, que no tenía tanta razón de ser cuando las empresas eran pequeñas y los procesos industriales menos complejos que en la actualidad. También su uso está extendido, y por las mismas razones, en las agencias públicas, centros de investigación, organizaciones sindicales y cooperativas, instituciones culturales, y en general donde quiera que hayan de emitirse comunicaciones en las que se faciliten datos, situaciones, desarrollo y apreciaciones sobre un tema determinado asunto. Entre las ventajas que pueden señalarse a los informes, destacamos las siguientes: • Son muestras del trabajo que se ha efectuado. • Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo. • Pueden servir de base para tomar decisiones. • Proporcionan, a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando más cómodo les resulte y en el momento que lo deseen. • Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo. • Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que abren en los archivos. • Contribuyen al prestigio de una persona o agencia.